احتمالا بیش از هر کسی مامورین خرید شرکت‌ها با فاکتور رسمی آشنایی کامل دارند. با این حال تصور این مساله دور از انتظار نیست که بخش عظیمی از مردم ندانند فاکتور رسمی چیست؟ و اساسا چه نیازی به صدور فاکتور رسمی هست و تفاوت آن با فاکتور معمولی چیست؟ در مقاله پیش رو به این سوال‌ها پاسخ خواهیم داد و با این رسید چاپی آشنا خواهیم شد. 

 

تعریف فاکتور رسمی ساده است. فاکتوری که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد را فاکتور رسمی می‌گویند. مشخصات چنین صورتحساب تاییدشده‌ای از طرف وزارت دارایی در ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده آمده است. دریافت یا درخواست یا چاپ فاکتور در بسیاری از معامله‌های روزمره امری بدیهی است. این امر با داشتن دستگاه‌های چاپ فاکتور و مکانیزه شدن این فرایند، افزایش یافته است و نرم‌افزارهای حسابداری هم به صدور فاکتور‌ سر و شکل نظامندتری داده‌اند. این نرم‌افزارها قادرند به صورت خودکار فاکتورها را به اشکال مختلفی مانند پیش فاکتور، فاکتور فروشگاهی، فاکتور رسمی، فاکتور غیر رسمی، فاکتور حواله انبار، فاکتور شخصی و فاکتور نمایشی صادر کنند. چاپ این رسیدها به واسطه نرم‌افزارها به سرعت انجام می‌شود و کافی است غالب مورد نظر را بدانیم و تنها با فشردن چند دکمه رسید دلخواه چاپ خواهد شد. 

 

نوع کاغذی که برای فاکتور نیاز داریم می‌تواند به سلیقه هر کس یا هر شرکت و فروشگاه و فروشنده بستگی داشته باشد. برای مثال کاغذ ۸۰ گرمی به منظور استفاده در پرینتر، یا کاغذ ۶۰ گرمی برای نوشتن دستی و استفاده از کاربن، یا کاغذ کاربن لس (شامل کاغذهای خودکپی و کاربن‌دار و بدون کاربن و NCR) می‌تواند پیشنهاد شود. اینکه فاکتور چند برگ باشد نیز به انتخاب اشخاص بستگی دارد. فاکتور می‌تواند ۲ برگی یا ۳ برگی باشد. اندازه کاغذ هم بنا به انتخاب اشخاص حقیقی و حقوقی متغیر است. البته اغلب کاغذ A4 انتخاب می‌شود؛ اما استفاده از کاغذ A5 نیز ایرادی ندارد.

 

 

تفاوت بزرگ فاکتور رسمی با فاکتور معمولی و مهم‌ترین ویژگی فاکتور رسمی، اعم از فاکتور مالیاتی یا دارایی یا صورتحساب فروش کالا و خدمات، نوع چاپ شماره سریال است. این شماره سریال باید به روش چاپ افست (اتوماتیک) یا ملخی (سنتی و تک رنگ)، و به رنگ قرمز و اندکی برجسته چاپ شود. هدف از این شیوه، تشخیص آسان شماره سریال برای ممیز دارایی است تا با چاپ دیجیتال و شماره زنی دستی تمایز آشکار داشته باشد.

 

در ماده ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم، انواع هزینه‌های قابل قبول از نظر کفایت مدارک و مستندات بیان شده است و ممیزین وزارت دارایی به استناد بندهای این ماده، هزینه‌ واحدهای تجاری را رد می‌کنند یا خواهند پذیرفت. به همین دلیل است که ارائه دادن فاکتور رسمی به خریداران برای تمامی واحدهای تجاری مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده الزامی است. باید خاطر نشان کرد که صادر کردن فاکتور رسمی به بزرگی یا کوچکی واحد تجاری ارتباطی ندارد؛ و هر خریداری می‌تواند در عوض پرداختش برای هر خریدی، درخواست صدور فاکتور رسمی کند. چنانچه فروشنده از صادر کردن فاکتور رسمی امتناع کند، جرایم مربوط و مکتوب در قانون شامل حال او خواهد شد. 

 

در حال حاضر با توجه به بخشنامه‌‌های مالیاتی که درباره استفاده از دستگاه صندوق فروشگاهی مکانیزه وجود دارد، بیشتر صورت‌حساب‌های صادر شده ویژگی‌های صورت‌حسابی قانونیرا  دارد. البته این امر دلیل شانه خالی کردن فروشندگان از ارائه دادن ‌فاکتور رسمی نخواهد بود و مامورین مالیاتی طبق ماده‌های 147 و 148 قانون مالیات‌های مستیقم صورت‌حساب‌ها را رد یا تایید خواهند کرد. 

 

با آنچه شرحش آمد، دانستیم که فاکتور رسمی دارای ویژگی‌های خاصی است و طبق قوانین، هر فروشنده حقیقی و حقوقی ملزم به ارائه آن است. همچنین برای تسهیل چاپ صورت‌حساب‌های معاملاتی استفاده از نرم‌افزار حسابداری و مالی برای مدیریت، ثبت، ویرایش و چاپ فاکتورها، می‌تواند صاحبان کسب و کارهای مختلف را یاری کند تا به صورت ماشینی و مکانیزه فاکتور صادر کنند.